จาก 7 วันเหลือเพียง 1 วัน — กลุ่มโรงแรมขนาดใหญ่ Yali Digital Technology บูรณาการระบบจัดการสัญญา
ในแต่ละปี องค์กรหนึ่งๆ ต้องจัดการกับสัญญาจำนวนมากเพียงใด? คำตอบจาก Yali Digital Technology กลุ่มโรงแรมขนาดใหญ่คือ เกือบ 10,000 ฉบับ
ด้วยวิธีการจัดการแบบเดิม ขั้นตอนการอนุมัติและการประทับตราสัญญาเหล่านี้ต้องผ่านกี่ขั้นตอน? — มากกว่า 20,000 ขั้นตอน
จากจุดเริ่มต้นไปจนถึงการประทับตราและจัดเก็บเอกสาร สัญญาหนึ่งฉบับใช้เวลาสูงสุดถึง 7 วัน แต่ปัจจุบันใช้เวลาเพียง 1 วัน พวกเขาทำได้อย่างไร?
ลองมาดู “the efficiency code” ของ Yali Digital Technology Group กัน
ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับ Yali Digital Technology Group
ขนาดของเครือโรงแรมในเครือ Yali Digital Technology Group ติดอันดับ 39 ของโลก และอันดับ 14 ของจีน แบรนด์ “Yaster Hotel” ของบริษัทก็ติดอันดับ 6 โรงแรมระดับกลางยอดนิยมในจีน
แบรนด์ภายใต้กลุ่มมี 4 แบรนด์ ได้แก่:
- Yaster Hotel
- Yasfil Hotel
- Yaster International Hotel
- Yameitu Hotel
ปัจจุบัน กลุ่มได้เปิดและกำลังก่อสร้างโรงแรม มากกว่า 1,000 แห่ง ครอบคลุมเมืองสำคัญกว่า 200 เมือง มีพนักงานมากกว่า 13,000 คน และสมาชิกทั่วโลกกว่า 25 ล้านคน
การอนุมัติสัญญาเต็มไปด้วยระบบที่แยกจากกันและหลายขั้นตอน จนธุรกิจต้อง “wait till old age” และผู้บริหารก็ “busy with approval”
Fang Tang เป็นผู้อำนวยการฝ่ายเทคนิคของ Yali Digital Technology Group เธอและทีมงานมีหน้าที่ดูแลแพลตฟอร์มสำนักงานดิจิทัลภายในองค์กร รวมถึงผลักดันเทคโนโลยีและเครื่องมือใหม่ๆ
ในปี 2019 หลังจากที่พนักงานทุกคนเริ่มใช้ DingTalk ทีมของ Fang Tang สังเกตว่า การสื่อสารและการทำงานร่วมกันภายในราบรื่นขึ้นมาก แต่ในระดับการดำเนินธุรกิจกลับยังติดปัญหา — โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการจัดการสัญญา ซึ่งยังต้องผ่านหลายแพลตฟอร์มและขั้นตอนซ้ำซ้อน เช่น การอนุมัติซ้ำและความยุ่งยากในการจัดเก็บเอกสารย้อนหลัง
ในฐานะกลุ่มโรงแรมขนาดใหญ่ Yali ต้องจัดการกับสัญญาเฉลี่ย เกือบ 10,000 ฉบับต่อปี ครอบคลุมทั้งแฟรนไชส์ การตกแต่ง การจัดซื้อ บุคลากร และอื่นๆ
ตั้งแต่การส่งสัญญา การขออนุมัติ การประทับตรา และการจัดเก็บ ต้องผ่านขั้นตอนหลัก 3 ขั้น ได้แก่ การอนุมัติสัญญา, การอนุมัติประทับตรา, และการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งเกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย
ยกตัวอย่างกระบวนการจัดการสัญญาจัดซื้อ:
หลังจากอนุมัติในระบบ OA ของ DingTalk แล้ว ผู้ยื่นคำร้องไม่สามารถใช้ตราได้ทันที ต้องไปยื่นคำร้องใหม่ในระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อีกครั้ง ซึ่งโดยเฉลี่ยแล้วต้องรอ 3–4 วัน และบางครั้งเกิน 7 วัน
Fang Tang อธิบายว่า
“สำหรับสัญญาทางธุรกิจบางฉบับ ผู้บริหารต้องอแพลตฟอร์มหนึ่ง แล้วต้องไปซ้ำอีกครั้งในระบบพิมพ์เอกสาร ซึ่งเป็นภาระงานมากและบางครั้งกระทบต่อความคืบหน้าทางธุรกิจ”
ในขั้นตอนการจัดเก็บสัญญา ระบบเก่าจำแนกข้อมูลได้เพียงไม่กี่มิติ เช่น คู่สัญญา แผนก เวลา ฯลฯ
แต่ยัง ขาดมิติสำคัญ เช่น ผู้ลงนาม ยอดเงิน วันที่ หมวดเอกสาร และโครงการ ทำให้ผู้บริหารไม่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลสัญญาเพื่อเข้าใจสถานะธุรกิจในภาพรวมได้
อนุมัติสัญญาเสร็จใน 1 วัน ไม่ต้องรออนุมัติตราซ้ำอีกต่อไป
ด้วยความร่วมมือกับ DingTalk และพาร์ตเนอร์ eSign กลุ่ม Yali ได้เปิดตัว ระบบสัญญาอัจฉริยะ (Smart Contract) บน DingTalk ในปี 2024
ระบบนี้รวมเอากระบวนการอนุมัติสัญญาและการประทับตรากว่า 10 แบบ ที่เคยแยกกันในหลายแพลตฟอร์ม มาอยู่บนระบบเดียว และบริหารจัดการแบบรวมศูนย์ ตั้งแต่การอนุมัติในระบบ OA ไปจนถึงการประทับตราและการจัดเก็บ
พนักงานเพียงแค่กรอกข้อมูลใน DingTalk ตามประเภทของสัญญา ระบบจะส่งต่อให้ผู้อนุมัติตามลำดับอัตโนมัติ และเมื่อได้รับอนุมัติแล้ว จะเชื่อมต่อกับระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อดำเนินการเซ็นและประทับตรา โดยไม่ต้องส่งคำร้องใหม่อีก
“ผู้บริหารไม่ต้องถูกเร่งให้อนุมัติบ่อยๆ อีกต่อไป”
Fang Tang กล่าวว่า
“ตอนนี้ ขั้นตอนประทับตราที่เคยใช้เวลาหลายวัน สามารถเสร็จได้ใน 1 วันอย่างเร็วที่สุด ภาระงานของผู้บริหารลดลงอย่างมาก และช่วยให้พนักงานที่เกี่ยวข้องทำงานได้เร็วขึ้นด้วย”
ระบบยังช่วยรวมศูนย์การตรวจสอบและประทับตราสัญญาของสำนักงานใหญ่และโรงแรมในเครือไว้บนแพลตฟอร์มเดียว ช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจตรวจสอบข้อมูลได้ทันเวลา
การตรวจสอบสัญญาไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป การตัดสินใจทางธุรกิจสามารถอิงจากข้อมูลจริง
ในขั้นตอนการจัดเก็บ ระบบสัญญาอัจฉริยะรองรับฟิลด์ข้อมูลมากกว่า 40 มิติ เช่น ระยะเวลาสัญญา ยอดรวม โครงการ สถานะการลงนาม ฯลฯ
สิ่งนี้ทำให้ทีมงานสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ละเอียดและแม่นยำมากขึ้น ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมธุรกิจในแต่ละแผนกและสาขา ตัดสินใจได้เร็วและแม่นยำ และยังปลดล็อก “มูลค่าทางธุรกิจ” ของข้อมูลสัญญาได้อย่างแท้จริง
เกี่ยวกับ DingTalk Smart Contract
DingTalk Smart Contract คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการสัญญาแบบครบวงจรด้านธุรกิจ การเงิน และกฎหมาย ซึ่งพัฒนาโดย DingTalk และ e-sign สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยครอบคลุมทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตของสัญญา ได้แก่:
- เขียน: สร้างสัญญาจากเทมเพลตมาตรฐาน
- รีวิว: อนุมัติ ตรวจเปรียบเทียบความแตกต่างของเอกสาร
- เซ็น: เซ็นสัญญาแบบอิเล็กทรอนิกส์
- จัดการ: จัดการเลขที่สัญญา สมุดทะเบียนสัญญา การแจ้งเตือนหมดอายุ การจัดการคู่สัญญา และการวิเคราะห์ข้อมูล
ธุรกิจชื่อดังในหลากหลายอุตสาหกรรม เช่น ค้าปลีก โรงแรม FMCG การผลิต ฯลฯ ทั่วประเทศ ต่างเลือกใช้ DingTalk Smart Contract เพื่อขับเคลื่อนการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพ